Van schoonmaakbedrijf wisselen als VvE: zo pakt u het aan

Wisselen van schoonmaakbedrijf als VvE is eenvoudiger dan veel besturen denken. U controleert de opzegtermijn in het huidige contract, laat een nieuw bedrijf een opname doen, legt een werkprogramma vast en spreekt een startdatum af die aansluit op het einde van het oude contract. Zo ontstaat er geen gat in het onderhoud.

Wanneer is het tijd om te wisselen?

De meest gehoorde signalen bij VvE's zijn: steeds andere schoonmakers, onduidelijk wanneer er is schoongemaakt, klachten van bewoners die blijven terugkomen en een aanspreekpunt dat moeilijk bereikbaar is. Speelt een van deze punten al langere tijd, ook na een gesprek met het huidige bedrijf, dan is het zinvol om alternatieven te bekijken.

Stap 1: bekijk het huidige contract

Zoek de looptijd, de opzegtermijn en de manier van opzeggen op. Veel schoonmaakcontracten lopen per jaar en worden stilzwijgend verlengd. Noteer de datum waarop u uiterlijk moet opzeggen, en of dat schriftelijk of per e-mail moet.

Stap 2: leg vast wat er beter moet

Maak met het bestuur of de beheerder een korte lijst: welke ruimten, hoe vaak, en wat nu misgaat. Denk aan trappenhuizen, entrees, liften, galerijen, bergingen, glas en een eventuele parkeergarage. Hoe concreter de lijst, hoe beter u offertes kunt vergelijken.

Stap 3: laat een opname doen

Een betrouwbaar voorstel maakt u niet op afstand. Laat het nieuwe bedrijf het complex bekijken, bij voorkeur samen met een bestuurslid of de beheerder. Bij Mattanna is deze opname kosteloos en vrijblijvend. Daarna ontvangt u een voorstel met werkprogramma, frequentie en prijs.

Stap 4: vergelijk op meer dan de prijs

Let bij het vergelijken op:

Werkt het bedrijf met een vast team per complex?
Is er één vast aanspreekpunt voor het bestuur en de beheerder?
Hoe wordt vastgelegd wat er per bezoek is gedaan?
Hoe snel wordt er gereageerd op klachten of meldingen?
Worden gebreken zoals lekkages, defecte verlichting of kapotte deuren doorgegeven?

Stap 5: zeg op en plan de overstap

Zeg het oude contract tijdig op en spreek met het nieuwe bedrijf een startdatum af die direct aansluit. Na akkoord kan Mattanna meestal binnen één tot twee weken starten, afhankelijk van de omvang van het complex. Informeer de bewoners kort over de wisseling en over wie het nieuwe aanspreekpunt is.

Stap 6: begin met een nulbeurt

Is het complex achterstallig schoongemaakt, dan is een eenmalige grondige startreiniging verstandig. Daarna houdt het vaste team het niveau vast met het reguliere werkprogramma. Evalueer na de eerste maanden samen met het schoonmaakbedrijf of het programma goed aansluit.

Veelgestelde vragen

Kan een VvE tussentijds opzeggen?

Dat hangt af van het contract. Staat er niets over tussentijdse opzegging in, dan geldt de afgesproken looptijd. Bij aantoonbare en herhaalde tekortkomingen is het verstandig om eerst schriftelijk verbetering te vragen.

Wie beslist over het wisselen van schoonmaakbedrijf?

Dat verschilt per VvE. Vaak mag het bestuur binnen het vastgestelde budget een nieuw contract sluiten. Twijfelt u, kijk dan in het huishoudelijk reglement of leg het voor aan de vergadering.